Integritetspolicy

Hur Aditso använder personuppgifter

1. Vår användning av persondata

Som IT-tjänsteföretag inom drift, support, förvaltning och IT-infrastruktur hanterar vi personuppgifter om våra kunder och leverantörer. Vår hantering av personuppgifter rör främst olika kontakt- och inloggningsuppgifter för att möjliggöra ett affärsmässigt samarbete och ge god service.

2. Personer vi lagrar persondata om

I vår verksamhet hanterar vi främst personuppgifter om olika företrädare för våra kunder och leverantörer. Vi hanterar personuppgifter vid kontakter utifrån – från samarbetspartners eller andra som kontaktar oss. Vid rekryteringar hanterar vi personuppgifter om de som söker jobb hos oss.

Nedan förklarar vi hur vi hanterar personuppgifter om respektive kategori.

2.1 Kontaktpersoner för våra samarbetspartners

För att kunna upprätthålla goda affärskontakter, administrera avtal, skicka ut information och utföra fakturering behandlar vi vissa kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och mailadress om dig som kund eller leverantör. Uppgifterna hämtar vi in från dig personligen, från en kollega eller annan företagspartner.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd i vårt berättigade intresse av att upprätthålla goda kundrelationer och kunna bedriva vår affärsverksamhet.

2.2 Personer som kontaktar oss

För att vi på Aditso ska kunna besvara dina frågor samlar vi in och sparar nödvändiga kontaktuppgifter du anger i e-post eller per telefon. Det gör vi med stöd av vårt berättigade intresse av att återkomma till dig och besvara dina frågor.

2.3 Arbetssökande

För att vi ska kunna behandla din ansökan behöver vi spara personuppgifter nödvändiga för rekryteringsprocessen. Därför sparar vi dina kontaktuppgifter samt andra uppgifter du själv lämnar i ditt personliga brev, CV och andra bifogade dokument under rekryteringsprocessen.

Dina uppgifter hanteras av våra anställda som jobbar med just HR-frågor och rekryteringen. Dina uppgifter kan också lämnas ut till företag och konsulter vi samarbetar med inom second opinion.

Vi sparar dina personuppgifter under rekryteringsprocessen. Om din ansökan inte leder till jobb sparar vi, med ditt godkännande, gärna din ansökan för framtida rekryteringsbehov.

3. Hantering av vår Servicedesk

3.1 För service och support

För att vi ska kunna bedriva en fungerande administration och uppföljning mot våra kunder sparar vi namn, telefonnummer, mailadress samt roll inom företaget i vårt kundregister.

3.2 Anmälan av ärende

När du anmäler ett ärende i Servicedesk samlar vi in ditt namn och din e-postadress. Dessa uppgifter hanterar vi för att kunna handlägga och besvara dina frågor i ärendet. Vi hanterar eventuella ytterligare personuppgifter i bifogade filer eller fritextfält med ditt samtycke. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke till vår hantering av dessa ytterligare personuppgifter.

3.3 Beredskap och driftinformation

För att vi ska kunna återkoppla till våra kunder med information om pågående driftstörningar och status i våra system sparar vi namn och telefonnummer till dig som är företrädare för kund.

3.4 Kundundersökning

Efter att du anmält ett ärende i Servicedesk kan vi komma att kontakta dig för att följa upp din upplevelse av vår service. Denna hantering av dina personuppgifter sker med stöd av vårt berättigade intresse av att fråga om din feedback. Det är frivilligt att delta i undersökningen och den information vi samlar in används för att förbättra vår service, våra produkter och tjänster.

4. Evenemang och utbildning

För inbjudan till våra evenemang behandlar vi kontaktuppgifter till våra företagskontakter. Det gör vi med stöd i vårt berättigade intresse av att bjuda in till utbildning i diverse IT-system och arrangera sociala träffar. De särskilda kontaktuppgifter vi använder och/eller samlar in behöver vi för att arrangera utbildningen eller evenemanget.

5. Hur vi lagrar persondata

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med att vi samlar in uppgifterna, eller så länge vi annars enligt lag är skyldiga att göra det. Därefter raderar vi personuppgifterna. När så är möjligt anges i denna policy en viss särskild lagringstid. Om vi sparar och använder dina personuppgifter med stöd av ditt godkännande slutar vi använda uppgifterna och raderar dem om du tar tillbaka ditt godkännande.

6. När vi använder personnummer

Aditso använder endast tiosiffriga personnummer när det är tydligt att hela personnumret behövs. Om det, för vår tänkta användning, räcker med födelseår eller födelsedatum använder vi dessa kortare nummer istället.

7. Andra som behandlar den persondata vi samlar in

För funktionaliteten av våra IT-system förekommer det att företag utanför Aditso biträder oss i hanteringen av dina personuppgifter. Då detta görs tillser vi att tillämpliga avtal upprättas och att tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda dina personuppgifter.

Vid uppdrag om inköp förmedlar vi nödvändiga personuppgifter till underleverantör för att möjliggöra inköpet och leveransen till dig som beställare av produkten.

Aditso har själv ingen hantering av personuppgifter som sker utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om dina uppgifter av något skäl behöver skickas utanför EU/EES ser vi till att dina uppgifter skyddas.

8. Dina rättigheter som registrerad

8.1 Få information

Du har alltid rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter.

Vill du veta vilka personuppgifter som finns sparade om dig kan du kontakta oss och be om ett registerutdrag. När du kontaktar oss kan du behöva intyga vem du är. Vi kan fråga dig om din identitet för att vara säkra på att vi ger informationen till rätt person.

8.2 Begära rättelse

Skulle dina kontaktuppgifter ändras får du gärna höra av dig så rättar vi uppgifterna. För att vi ska kunna kontakta dig är det viktigt att vi har uppdaterade namn- och adresslistor.

8.3 Göra invändningar, begränsning och radering

Du har alltid rätt att ifrågasätta vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att be att vi begränsar onödig behandling samt att vi tar bort överflödiga personuppgifter.

Får du våra informationsutskick har du alltid rätt att avregistrera dig från framtida utskick. Hur du gör för att avregistrera dig framgår av utskicket.

8.4 Få personuppgifter exporterade

Om vi sparar och använder dina personuppgifter med ditt godkännande eller med grund i ett avtal vi har med dig har du rätt att be oss exportera dina personuppgifter till ett annat företag eller annan organisation.

9. Hur du lämnar klagomål

Skulle du uppleva att vi inte hanterar dina personuppgifter på rätt sätt har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen. Datainspektionen är den myndighet som övervakar att företag och organisationer följer reglerna för användandet av personuppgifter och du kan kontakta dem via e-post till datainspektionen@datainspektionen.se.

10. Hur du kontaktar oss

Har du några frågor om hur vi samlar in, sparar och använder dina personuppgifter, eller vill du utöva dina rättigheter, kontakta oss på e-postadress servicedesk@aditso.se eller telefon 020-10 45 00.

Vi kan komma att uppdatera denna policy. Vid väsentliga förändringar i vår hantering av personuppgifter ser vi till att meddela de som berörs av ändringen.

Vi uppdaterade denna information om Hur vi använder personuppgifter den 26 november 2018.

Fullständiga kontaktuppgifter om personuppgiftsansvarig Aditso AB

Adress: Stampgatan 15, 416 64 Göteborg
Telefon: 010-220 36 00
E-post: info@aditso.se
Organisationsnummer: 556861-1577