3 februari 2017

5 punkter som hjälper dig att utvärdera om du ska flytta din mailserver till molnet

En fråga som blir allt mer aktuell för många företag är om de ska  uppgradera sin befintliga mailserver till senaste versionen och fortsätta med egen drift av mailserver, eller om de istället ska flytta hela sin mailserver till molnet. Det finns även möjlighet att göra en kombination av dessa i en så kallad hybridlösning.

Valet av lösning beror till stor del på företagets verksamhet, krav och vilket förhållningssätt man har till sin IT-miljö.

De flesta företag använder sig av mail  i sitt dagliga arbete och vet ungefär vilka krav och förväntningar som verksamheten ställer på tillgänglighet och funktionalitet.

Jag har sammanfattat några av de faktorer som jag tycker är viktiga i ett val av lösning och som bör vara intressanta för de flesta företag, oavsett vilken typ av verksamhet som företaget bedriver.

 

Tillgänglighet för användarna

Det absolut viktigaste med ett mailsystem är dess tillgänglighet. Användarna är vana att ha tillgång till sin mail oavsett vilken dator, telefon eller annan enhet som de använder för stunden och oberoende av var i världen som de befinner sig.

I många företag är tillgänglighet till mail och dess funktionalitet även affärskritiskt. För dessa företag kan det få stora konsekvenser om mailsystemet är otillgänglig  under några timmar eller dagar.

 

Tillgänglighet med egna lokala servrar  

För att möta dessa tillgänglighetskrav med egna lokala servrar krävs en avancerad lösning. Företaget behöver installera en lösning som innehåller flera mailservrar, för att försäkra sig om fortsatt drift i händelse av att någon av dessa går sönder. Men det räcker inte med detta, eftersom det finns ännu fler potentiella felkällor som måste åtgärdas.

Företaget behöver även säkerställa att vägen mellan sina lokala mailservrar och internet alltid fungerar. För att försäkra sig om detta behövs:

– ett redundant nätverk, som tillåter att nätverksutrustning såsom switchar och routrar kan gå sönder

– flera separata åtkomster till internet

– en garanterad tillgång till strömförsörjning, i form av batteribackup

Detta är ingenting som varken  är nytt eller omöjligt att uppnå, men det kräver en väl genomtänkt teknisk lösning och på förhand utformade strategier för möjliga framtida problem. Företaget bör även göra återkommande tester för att säkerställa fortsatt funktionalitet.

 

Tillgänglighet med mejlserver i molnet

Om företaget istället väljer att flytta sin mailserver till molnet så slipper de själva att implementera och underhålla detta, då de allra flesta leverantörer tillhandahåller mycket hög tillgänglighet och tillförlitlighet på sin leverans.

Men vad händer om kontoret tappar sin internetkontakt eller vid strömavbrott? Ingen fara. Det är mycket enkelt att bygga en lösning för säker åtkomst till internet med en alternativ uppkoppling, till exempel via mobilnätet, och det till en ganska låg kostnad . Enheter som redan använder sig av mobilnätet kommer fortsätta att fungera som vanligt.

Speciellt kritiska system och datorer brukar dessutom kunna komma åt internet via till exempel en mobiltelefon eller mobilt bredband. Mobiltelefoner och bärbara datorer har dessutom batterier som brukar räcka några timmar i händelse av strömavbrott.

 

Kostnader

En intressant fråga för de allra flesta företag är vilka kostnader som de olika lösningarna  medför.

I en lösning där företaget själva tillhandahåller drift av mailserver lokalt på sitt kontor, är det svårt att på förhand skapa en rättvis uppskattning om vilken totalkostnad som lösningen medför. Ännu svårare blir det om företaget vill beräkna denna kostnad på användare och år, utslaget på till exempel en treårsperiod . Detta beror på att det är så många faktorer som behöver vägas in.

Till att börja med behöver servrar och licenser införskaffas, samt annan nödvändig utrustning beroende på verksamhetens krav. Därtill kommer tid och eventuell konsultation för installation och konfiguration av mailserver och eventuella kringliggande system. När servern sedan är driftsatt tillkommer löpande och variabla kostnader för strömförbrukning, kyla, underhåll och uppdatering av servrar samt eventuell problemlösning.

Allt detta sammantaget gör det mycket svårt att skapa en kostnad som fördelas på användarna.

I de fall som företaget väljer att nyttja en mailserver i molnet blir denna beräkning mycket enklare. Kostnad för inköp, uppstart, uppgradering och underhåll av mailsystemet försvinner. Istället tillämpas en fast månadskostnad för varje användare där samtliga dessa kostnader ingår. Företaget har även tillgång till telefonsupport  dygnet runt.

Antal användare går enkelt att justera månadsvis så att företaget enkelt kan anpassa sin kostnader  och licenser i takt med att företaget växer eller minskar.

Då kostnaden för varje användare är tydlig, blir det enkelt för ekonomiavdelningen  att budgetera och fördela kostnaden mellan företagets olika avdelningar.

 

Administration och kontroll

När ett företag  driftar och underhåller sin mailserver lokalt, så får de samtidigt högsta möjliga kontroll över sitt system. Företaget väljer själv om och när uppdateringar ska ske, samt har mycket större möjlighet att felsöka vissa typer av problem. Det ger även företaget utökade möjligheter att göra speciella anpassningar och integrationer för sin mailserver.

När ett företag väljer  att nyttja en mailserver i molnet hanteras administrationen av tjänsten via ett webbaserat gränssnitt. Detta ger företaget fortfarande möjlighet att kontrollera sin mailfunktion och tillhandahåller nästan all den funktionalitet och möjligheter som en lokalt placerad server ger. För de allra flesta företag en räcker detta mer än väl för verksamhetens behov.

 

Lagringsutrymme

I en lokalt placerad server väljer företaget självt hur mycket lagringsutrymme som ska tilldelas varje användare. Detta är en av de saker som företaget behöver utreda då man beslutar om inköp av ny hårdvara och diskplats. Det behöver även tas med i beräkningen i företagets lösning för backup.

En molnbaserad lösning tillhandahåller ett förutbestämt maximalt lagringsutrymme för varje användare som ingår i månadskostnaden. Detta lagringsutrymme varierar något mellan de olika tjänsteleverantörerna, men brukar oftast vara mycket generöst beräknad och räcka för de allra flesta användarna. Det brukar dessutom oftast gå att enkelt utöka detta lagringsutrymme för enskilda användare till en relativt låg kostnad.

 

Antispam och skadlig kod

Oönskade mail, så kallat spam, virus och skadlig kod är för många företag ett stort problem. Det stjäl onödig tid och skapar frustration att rensa bort dessa mail från inkorgen. Risken finns även att ett legitimt och viktigt mail råkar försvinna av misstag eller drunkna i mängden av oseriösa mail.

De flesta mailsystem har inbyggda funktioner för att automatiskt rensa bort dessa mail utifrån innehåll och avsändare. Det gäller både lokalt installerade och molnbaserade mailsystem.

Många företag väljer dessutom att använda sig av en separat och fristående molntjänst för att ytterligare förfina denna tjänst. Denna lösning fungerar lika bra oavsett vilken placering av sin mailserver som företaget väljer.

 

Är det krångligt att flytta till molnet?

För många kan det kännas som en krånglig eller stor uppgift att flytta sitt befintliga mailsystem och istället använda en mailserver i molnet.

Tvärtom – det  aldrig varit enklare.

De flesta leverantörerna  av molnbaserade mailsystem har mycket bra instruktioner för vad som behöver genomföras och i vilken ordning. Oftast finns det  även bra och enkla verktyg att tillgå.

Beroende på företagets storlek och behov så finns det i huvudsak två olika vägar att gå för att genomföra en flytt till molnet.

 

 1. Samlad flytt vid ett och samma tillfälle

För mindre företag som inte har så mycket maildata och som oftast har större möjlighet att avvara sina historiska mail under en kortare period, kan man med fördel göra en så kallad cutover-migrering. Denna typ av flytt ställer färre krav på företagets befintliga mailsystem och gör hela flytten på en och samma gång.

Användarna kan direkt börja använda sin molnlösning.

Därefter flyttas användarnas historiska mail snarast möjligt, vilket normalt tar allt från några timmar till ett par dagar. Detta påverkar däremot inte flödet av nya mail för användarna

 

 2. Hybridlösning och fullskalig migrering

För större företag med mer maildata och fler användare, kan det istället vara aktuellt med en fullskalig migrering. Detta ställer dock högre krav på företagets befintliga mailserver, då den behöver kommunicera med den nya mailservern i molnet.

Man har sedan möjlighet att flytta enskilda användare eller grupper av användare i den takt man själv önskar för att säkerställa kontinuitet. För användarna är denna flytt helt transparent och det påverkar inte användarnas funktion i sitt dagliga arbete under migreringsperioden.

 

Sammanfattning

Det finns utan tvekan stora fördelar med att flytta sin mailserver till molnet. Det blir enklare att budgetera kostnaden och mindre underhåll krävs, samtidigt som tillgängligheten för tjänsten ökar. Lokala mailservrar ger högsta möjliga administrationskontroll, men i de allra flesta fall behövs den graden inte.

Mail är dock bara en aspekt som organisationer som funderar på att flytta till molnet bör ha i åtanke. Vi har sammanställt en checklista som innehåller 13 punkter, ladda gärna ner den.

 

[btnsx id=”1364″]