5 punkter för kostnadseffektiva möten

finger-160597_1280

 

Denna blogpost handlar om övergripande resonemang skillnaderna och möjlighetena med ny tekniks fördelar för både process och kostnadseffektiva möten.

Idag har vi oftast en väldigt segmenterad miljö med många olika verktyg för samma sak. Till exempel mötessystem i form av arkadin, meet me, lync, videokonferens, teamviewer och så vidare. Alla har sitt eget favoritverktyg och det kan vara svårt att få alla att använda samma. Det ger långa uppstartstider av möten och osäkerhet bland de anställda. Vi har dessutom en hel del okända kostnader för alla dessa olika verktyg. Vissa betalas månadsvis, vissa kostar olika beroende hur mycket det används. Det finns också gratisverktyg men dessa ger ofta en mindre professionell känsla.

Dokumenthantering är också ofta ett stort problem för många företag. Man har dokument och filer på olika ställen, otillgängliga för många på företaget. Det kan vara problem med att öppna olika dokument då man kanske inte har just det programmet installerat på just den datorn man jobbar på. Licensen man har fått kanske inte gäller på mer än en dator och så vidare.

När det kommer till telefoni så ser vi återigen att man inom samma företag betalar för olika abonnemang eller för många telefonnummer istället för ett sammanhängande system från samma leverantör med rätt antal telefonnummer. Ett effektivt och ekonomisk telefoniavtal kan vara svårt att hitta och ibland betalar man till och med för till exempel telefonkonferens både i telefoniavtalet och i mötesystemavtalet. Man vet inte heller om man ska välja mobiler, fasta telefoner, IP-telefon eller kanske Skype nummer.

Med dagens lösningar kan du koppla på lokala nummerserier och mobilnummer till en virtuell växel som är sammankopplad med din dators mjukvara. Du kan då hålla både effektiva och ekonomiska möten med delade arbetsytor och anteckningar som är tillgängliga från alla dina enheter såväl mobil som surfplattor och datorer. Du kan välja att ha enbart jobba från mobila och sköta allt därifrån, allt för att öka flexibiliteten i företaget. Du kan spela in mötet för att ta anteckningar senare, lägg upp aktiviteter och samarbetsrum samtidigt som du har mötet. Det har inte längre någon betydelse om någon av dina anställda behöver åka hem tidigare på grund av att de skall hämta barn, hinna till en träning eller jobba med välgörenhet direkt efter jobbet. Det är fullt möjligt att åka tidigare för att slipa rusningstrafiken och sedan ha mötet med laptopen i knäet och efter gå direkt till nästa aktivitet.

Med moderna verktyg går det alltså att bättre samla kommunikations och samarbetsformerna och det ger ett mer sammanhållet arbetssätt där dokument, chat, video, tal samlas i samma struktur och verktygen integrerar bättre tillsammans.

Det är viktigt att fundera igenom detta på en ledarskapsnivå i företaget så att bolaget jobba in kulturer och arbetsformer uppifrån. Det spelar ofta ingen roll vad man säger om man också inte gör så själv som ledare eller chef.

  • Effektiva möten
    • Alla på företaget, och även deltagare från andra företag kan jobba i samma program och vem som helst kan koppla upp sig mot dessa i en webbsida.
  • Ekonomiska möten
    • Ni behöver längre inte betala flera gånger för samma sak i form av telefonmöten, videomöten eller webbmöten med mer. Samla verktyg i en och samma struktur och spara pengar.
  • Platsoberoende möten
    • Ni kan jobba med telefon, surfplatta, dator med alla filer och anteckningar. Det räcker att bara ha en webbläsare med internetuppkoppling då man både kan öppna och redigera filer i webben. Det är idag inte lika självklart att vi sitter på samma plats när vi jobbar. Du kan sitta och jobba på flygplatsen eller lånedatorn.
  • Videomöten
    • Det krävs längre inte att sitta på samma plats för att se varandra och kunna uppfatta reaktioner. Det är lättare att bygga närvaro mellan varandra och att de persons som är med på mötet lättare håller fokus, dvs. inte lika mycket jobba med annat. Du kan se dina kollegor live när ni jobbar tillsammans en halvdag och ni behöver inte vara på kontoret utan kan vara var som helst i  Sverige eller kanske även i andra länder. Du kan bygga teamkänslan på ett sätt som tidigare inte varit möjligt.
  • Dokumentsamarbete
    • Vi kan nu och framåt jobba i dokument på ett helt annat sätt där interaktion från alla i mötet eller gruppen blir en möjlighet. Efter att alla dokument och verktyg är flyttade till samma struktur kommer det bli helt transparent när ni antecknar, listar upp punkter eller sätter deadlines för arbetet. Det är på riktigt möjligt att jobba samtidigt och se vad de andra gör i dokumenten. Dessutom blir allt loggat och vi kan se vem som gjort vad.

Sammanfattningen på detta är att ditt företag behöver jobba enhetligt där et viktigaste är att ledarskapet föregår me gott exempel samt att vi väljer ett verktyg och ett systemstöd som ger möjlighet att interagera på ett bra och effektivt sätt.

Läs om hur du kan underlätta samarbeten och hjälpa ditt företag till bättre IT-struktur

8 digitala sanningar för din verksamhet