4 fördelar med dokumenthantering i molnet

dokumenthantering

Dokumenthantering har återigen blivit en aktuell fråga för många företag under den senaste tiden, i takt med att efterfrågan på en oberoende och mobil arbetsplats har ökat.  Genom att effektivisera sin dokumenthantering kan företag spara både tid och pengar, samtidigt som de får en flexibel, säker och modern IT-miljö.

 

Den osäkerhet som tidigare funnits kring tanken att placera företagets dokument i molnet börjar allt mer försvinna. Detta beror till stor del på att människor blir alltmer uppkopplade mot stora befintliga molntjänster, exempelvis för sociala medier, som upplevs alltid vara åtkomliga från alla enheter och oberoende av vart i världen man befinner sig.

Det är precis denna känsla och funktionalitet som vi  vill ha för företagets dokumenthantering. Vi vill ha åtkomst till den absolut senaste versionen på våra dokument, oavsett vilken enhet vi använder eller vart i världen vi befinner oss.

Genom att samla alla dokument på ett och samma ställe och göra denna plats tillgänglig från överallt så löser vi även många av de problem som en traditionell plats för dokumentlagring innebär.

 

Utmaningen med dokumenthantering utanför molnet

Ett typiskt exempel på utmaningen med dokumenthantering utanför molnet är ett scenario där en medarbetare som ska åka på tjänsteresa under en vecka. Personen kopierar de dokument och filer som behöver arbetas med under resan till sin dators lokala skrivbord. Under resan görs ändringar och uppdateringar till dessa dokument och den senaste versionen av dokumentet finns därmed på den lokala datorn. Under samma tidsperiod är det ytterligare medarbetare som också arbetar med dessa dokument, antingen på sin lokala dator eller direkt mot servern. Helt plötsligt är vi i en situation där vi har flera olika kopior av samma dokument, som alla förefaller vara den senaste versionen på dokumentet. När kollegan som varit på tjänsteresa återvänder till kontoret och kopierar tillbaka sin version av dokumentet till servern, förloras samtidigt allt det arbete i dokumentet som övriga på företaget har gjort under veckan.

Hade företaget istället haft dokumentlagring i molnet så hade alla på företaget alltid arbetat med den senaste versionen av dokumentet och hade dessutom haft spårbarhet och versionshantering av dokumentet.

 

Fördel 1. Arbetsplatsen blir mobil

En av de stora fördelarna med att använda molnet för dokumenthantering är att företagets dokument alltid är tillgängliga, oavsett vilken enhet medarbetarna väljer att använda för stunden och oberoende av vart de befinner sig.

Man behöver inte längre befinna sig på kontoret eller ha en krånglig lösning för fjärrarbete för att kunna läsa eller redigera dokument. Medarbetarna får därför en mycket mer flexibel och mobil arbetsplats.

Detta gör samtidigt alla på företaget mycket effektivare, eftersom tid som annars går till spillo kan utnyttjas på bättre sätt. Exempelvis kan restid på allmänna transporter utnyttjas till att uppdatera sig på nya produkter eller projekt.

En säljare på ett kundmöte kan även direkt ta fram ett aktuellt dokument i sin dator eller mobiltelefon samt göra ändringar i detta. I samma stund kan ändringarna aviseras till övriga kollegor för att bearbetas så snart som möjligt, istället för att behöva vänta till säljaren återigen  är tillbaka på kontoret och har fått tid att uppdatera dokumentet eller beställningen.

 

Fördel 2. Dokument och mappar kan bevakas

Många upplever idag att mycket tid försvinner för att man väntar på att övriga medarbetare och samarbetspartners ska uppdatera dokument innan man  själv kan göra ytterligare redigeringar eller fortsätta med sitt arbete. Det gäller både inom företaget, men även med externa kontakter som skickar uppdaterade dokument via mail.

Att återkommande behöva kontrollera om detta ha blivit gjort eller att detta inte har meddelats, upplevs av många som ett problem.

Genom att bevaka ett dokument eller en mapp, kan man automatiskt få ett meddelande så snart en ändring görs till ett dokument. Detta gör att arbetsgången bli effektivare, då man inte längre manuellt behöver kontrollera detta, eftersom man direkt får information när ett dokument har ändrats.

Dessa automatiska bevakningar går att få omedelbart då en ändring görs, men även som en sammanfattning för dagen eller veckovis. Dessa innehåller även information om vilken tidpunkt ett dokument har ändrats och vem som gjorde förändringen.

 

Fördel 3. Lysande förutsättningar för givande samarbete inom organisationen

Att dela dokument och filer har aldrig varit enklare och ger oändligt många nya möjligheter. Det går att dela dokument både inom företaget men även med externa medarbetare och partner.

Alla som delar ett dokument eller en mapp kan ta del av innehållet och, om man vill, även tillföra information. Det går till och med att arbeta samtidigt i samma dokument och även direkt på skärmen se vilka andra som för tillfället arbetar i dokumentet och vilka ändringar som de gör. Allt detta i realtid och direkt på din skärm.

Då man delar ett dokument eller mapp kan man enkelt välja vilken grupp av personer som ska  ha åtkomst till dokumentet eller mappen och vad de skall ha behörighet att göra. De kanske bara skall få läsa dokumentet, eller så väljer man att de även skall få göra ändringar.

Arbetet sker tillsammans och information delas i samma stund med andra kollegor, men det går fortfarande att välja vad man vill dela med sig av och till vem. Samarbeten inom grupper blir både enkelt och en naturlig arbetsform. Man kan dela dokument både inom det egna företaget, men även med externa partners och kunder.

 

Fördel 4. Säker lagring och spårbarhet av dokument

Många ställer sig frågan kring säkerhet samt möjligheten till återskapande av filer och dokument i molnet och de flesta företag ställer allt högre krav på säker lagring av dokument och filer.

I en traditionell lösning visste företaget  var  filerna fysiskt fanns placerade och trodde sig även veta vem som hade tillgång till dessa och känslan var att man hade en säker lagring. Eventuellt fanns även en bra lösning för backup på företagets data till ett band eller en hårddisk som förhoppningsvis fungerade. Detta förutsatte såklart att kollegan som hade ansvar för att byta bandet varje dag inte var på semester eller sjuk.

Då hela dokumenthanteringen flyttas till molnet och dessutom delas med personer både inom företaget, men även med externa samarbetspartners, så känner många en stor osäkerhetsfaktor. Det är därför viktigt att välja en molntjänst där man kan sätta regler kring detta centralt.

Genom att välja en molntjänst där man kan reglera vilka dokument som kan delas och med vilka företag och personer som det går att dela dessa dokument med, får företaget kontroll på detta.

Exempelvis kan det konfigureras som ett centralt krav, att de personer utanför företag som skall ta del av enskilda dokument skall identifiera sig med inloggning. Det går även att helt blockera extern delning av dokument.

Dokumenthantering i molnet medger även versionshantering och spårbarhet av filer och dokument. Varje gång ett dokument ändras i molnet skapas en ny version och det är mycket enkelt att ta fram och titta på tidigare versioner av dokumentet. Det framgår även tydligt när dokumentet är ändrat i de olika versionerna och vem det är som har gjort förändringen.

 

Sammanfattning

En modern och säker lösning för den mobila arbetsplatsen som öppnar upp för helt nya former av samarbeten både inom och utanför det egna företaget – visst talar mycket för att flytta sin dokumenthantering till molnet.

Dokumenthanteringen är dock bara en aspekt som organisationer som funderar på att flytta till molnet bör ha i åtanke. Vi har sammanställt en checklista som innehåller 13 punkter, ladda gärna ner den.

Checklista för dig som vill se över din IT-miljö

 

Posted on: No Comments